E-MAIL
A. Cara Membuat E-mail
1. Buka/klik link berikut ini → Daftar Gmail
2. Masukkan data lengkap
- Nama Depan dan belakang
Jika nama lebih dari 2 kata, Anda bisa memasukkan 2 kata sekaligus pada salah satu kolom - Nama pengguna
Nama pengguna adalah alamat email anda nantinya. Alamat email ini berfungsi layaknya nomor handphone. Alamat email juga dibutuhkan jika anda ingin masuk ke inbox Email anda. Anda bisa bebeas memilih alamat email selama alamat tersebut masih tersedia/belum digunakan orang lain. Penulisan huruf besar kecil tidak dibedakan. - Kata sandi
Kata sandi diperlukan untuk mengamankan akun ada agar tidak sembarang orang bisa mengakses inbox email. Kata sandi ini diperlukan ketika Anda ingin masuk/login ke inbox Email. Berbeda dengan alamat email, penulisan huruf besar dan kecil pada kata sandi dibedakan (ruMah dan rumah di anggap kata yang berbeda). Jadi ingat baik-baik penulisan kata sandi Anda. - Isi Tanggal lahir
- Pilih Gender
- Masukkan Nomor HP
Penulisannya menggunakan +62, jadi jika nomor anda 08969xxx maka ditulis menjadi +62896xxx - Biarkan kosong kolom "Alamat email Anda saat ini"
- Kemudian ketikkan teks pada gambar ke kolom yang telah disediakan
- Centang persetujuan, kemudian klik "Langkah Berikutnya"
3. Sebelumnya, anda bisa mencentang kolom "Buktikan Anda Bukan Robot" pada contoh gambar di atas, sehingga Anda tidak perlu menginputkan kata yang tertulis digambar. Tetapi sebagai gantinya, Google akan mengirimkan SMS yang berisi 6 digit angka ke nomor HP Anda. Jadi pastikan Anda memasukkan nomor HP yang valid
4. Pada langkah berikutnya Anda akan diberikan penawaran untuk membuat akun Google Plus. Lewati langkah ini untuk langsung menuju Gmail
5. Klik Memulai/Lanjutkan ke Gmail
6. Selamat, Anda telah memiliki akun Email dari Gmail. Ingat baik-baik alamat email Anda an password agar bisa masuk/login ke inbox email Anda.
B. Jenis E-mail
I. Dari segi mekanisme
Selama ini tentunya Anda telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu
1 POP mail,
2 email forwarding
3 email berbasis web.
Masing-masing jenis email tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.
Selama ini tentunya Anda telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu
1 POP mail,
2 email forwarding
3 email berbasis web.
Masing-masing jenis email tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.
POP Mail
Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor). Kelebihan : Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook
Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor). Kelebihan : Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook
Express.
Kekurangan:
Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang tempat.
Web Based email
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail,BolehMail, LoveMail dan lain-lain.
Web Based email
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail,BolehMail, LoveMail dan lain-lain.
Kelebihan:
Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja.
Kekurangan:
Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).
Kekurangan:
Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).
Email Forwarding
Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.
Kelebihan:
Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut.
Kekurangan:
Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda.
Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.
Kelebihan:
Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut.
Kekurangan:
Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda.
Perbedaan antara email berbasis pop3 dengan email berbasis webadalah
1. Email berbasis pop3 memerlukan aplikasi mail client sebagai mediapengaksesan email dari server ke komputer dan sebaliknya, sedangkanemail berbasis web tidak memerlukan mail client.
2. Melalui email berbasis pop3 akses internet pada saat mengirim danmenerima dapat dikurangi, sedangkan pada email berbasis web aksesinternet tidak boleh sampai putus saat akses email, mulai darimengirim sampai menerima.
3. Melalui sistem pop3 kita dapat membaca email secara offline tanpaharus tersambung dengan layanan internet, sedangkan email secara webharus tetap tersambung dengan internet walaupun membaca.
4. Email berbasis pop3 lambat, sedangkan email berbasis web lebihcepat dan handal.
5. POP email hanya dapat dibuka oleh komputer penggunasedangkan Web-based email dapat dilihat oleh siapa saja yangmemiliki akses internet.
6. Dalam kapasitas media penyimpanan, POP3 lebih besar karenamedia untuk menampung email yang tersimpan di komputer pribadiukurannya tak terbatas. Sedangkan Web email menggunakan komputerorang lain (komputer server) yang dibatasi dalam kapasitaspenyimpanannya.
1. Email berbasis pop3 memerlukan aplikasi mail client sebagai mediapengaksesan email dari server ke komputer dan sebaliknya, sedangkanemail berbasis web tidak memerlukan mail client.
2. Melalui email berbasis pop3 akses internet pada saat mengirim danmenerima dapat dikurangi, sedangkan pada email berbasis web aksesinternet tidak boleh sampai putus saat akses email, mulai darimengirim sampai menerima.
3. Melalui sistem pop3 kita dapat membaca email secara offline tanpaharus tersambung dengan layanan internet, sedangkan email secara webharus tetap tersambung dengan internet walaupun membaca.
4. Email berbasis pop3 lambat, sedangkan email berbasis web lebihcepat dan handal.
5. POP email hanya dapat dibuka oleh komputer penggunasedangkan Web-based email dapat dilihat oleh siapa saja yangmemiliki akses internet.
6. Dalam kapasitas media penyimpanan, POP3 lebih besar karenamedia untuk menampung email yang tersimpan di komputer pribadiukurannya tak terbatas. Sedangkan Web email menggunakan komputerorang lain (komputer server) yang dibatasi dalam kapasitaspenyimpanannya.
Mesin pencari(search engine) adalah program komputer yang dirancang untuk membantu seseorang menemukan file-file yang disimpan dalam komputer, misalnya dalam sebuah server umum di web (WWW) atau dalam komputer sendiri. Mesin pencari memungkinkan kita untuk meminta content media dengan kriteria yang spesifik (biasanya yang berisi kata atau frasa yang kita tentukan) dan memperoleh daftar file yang memenuhi kriteria tersebut. Mesin pencari biasanya menggunakan indeks (yang sudah dibuat sebelumnya dan dimutakhirkan secara teratur) untuk mencari file setelah pengguna memasukkan kriteria pencarian.fungsi search engine adalah untuk mencari informasi dalam internet lebih cepat dan membantu untuk menemukan informasi dalam internet
II. Dari Segi Format Isi
Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :
Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :
1. Plain Text
Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.
Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.
2. HTML
HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar.Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML.
HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar.Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML.
sumber :
karmamu.blogspot.com
sweet-girls-a2.blogspot.com
C. Cara mengecek , mengirim, dan membalas email.
Cara Masuk Inbox Email, Cara Login Email
Cara Membuat Email. Sebelum bisa mengirim atau membaca email yang masuk. Anda harus login terlebih dahulu ke akun email Anda. Untuk bisa login ke akun email, diperlukan dua data, yaitu alamat email dan password. Pastikan Anda masih mengingat dua syarat tersebut. Oke, silahkan ikuti petunjuk cara login email berikut ini,
1. Pertama buka link berikut, klik di sini
2. Masukkan email pada kolom email dan password pada kolom password. Ingat, penulisan huruf kecil dan besar pada password sangat diperhatikan. Kata rumah dan RumAH adalah dua kata yang berbeda.
3. Centang "Stay signed in" jika Anda ingin akun tersebut tetap login pada komputer tersebut. Saran, jika Anda membuka email di tempat umum/bukan komputer pribadi, maka jangan centang pilihan tersebut.
4. Klik Tombol Sign in. Jika email dan password benar, maka kan muncul halaman loading. Setelah itu Anda akan masuk di beranda email.
1. Pertama buka link berikut, klik di sini
2. Masukkan email pada kolom email dan password pada kolom password. Ingat, penulisan huruf kecil dan besar pada password sangat diperhatikan. Kata rumah dan RumAH adalah dua kata yang berbeda.
3. Centang "Stay signed in" jika Anda ingin akun tersebut tetap login pada komputer tersebut. Saran, jika Anda membuka email di tempat umum/bukan komputer pribadi, maka jangan centang pilihan tersebut.
4. Klik Tombol Sign in. Jika email dan password benar, maka kan muncul halaman loading. Setelah itu Anda akan masuk di beranda email.
Cara Membaca, Membalas, Mengirim Email di Gmail
Hal yang biasa dilakukan dengan menggunakan email adalah mengirimkan pesan layaknya berkirim surat atau juga seperti sms. Nah kali ini saya akan memberikan tutorial untuk membaca email masuk, kemudian membalas email tersebut. Saya juga akan memberikan tutorial cara menulis email dari awal. Cara Membuat Email.
Cara Mengirim Email
1. Login ke Gmail, baca → Cara Login Gmail
2. Jika berhasil, maka Anda akan masuk ke beranda gmail. klik "Tulis"/"Compose" pada menu sebelah kiri untuk menulis email baru. Pada kolom pertama, isikan alamat email orang yang Anda tuju. Misal, masrez@gmail.com (pada contoh gambar saya sensor untuk privasi). Kemudian pada kolom kedua isikan judul email. Contohnya, "Halo Rezky". Selanjutnya tulis isi email pada kolom ketiga, kolom yang paling besar. Anda bisa memberikan efek pada teks seperti pada contoh, garis bawah, huruf tebal dll.
3. Jika email sudah beres, silahkan klik tombol "Kirim". Maka email Anda akan terkirim kepada orang yang dituju
2. Jika berhasil, maka Anda akan masuk ke beranda gmail. klik "Tulis"/"Compose" pada menu sebelah kiri untuk menulis email baru. Pada kolom pertama, isikan alamat email orang yang Anda tuju. Misal, masrez@gmail.com (pada contoh gambar saya sensor untuk privasi). Kemudian pada kolom kedua isikan judul email. Contohnya, "Halo Rezky". Selanjutnya tulis isi email pada kolom ketiga, kolom yang paling besar. Anda bisa memberikan efek pada teks seperti pada contoh, garis bawah, huruf tebal dll.
3. Jika email sudah beres, silahkan klik tombol "Kirim". Maka email Anda akan terkirim kepada orang yang dituju
Cara Membaca dan Membalas Email
1. Login ke Gmail
2. Setelah itu klik inbox pada menu sebelah kiri. Maka akan muncul email yang masuk ke inbox. Pada contoh di gambar ada email masuk dari Mas Nabil. Klik pada email tersebut.
3. Isi pesan akan terlihat ketika Anda mengklik email yang masuk. Untuk membalas pesan, silahkan klik mouse ke kolom yang bertuliskan "Click here to Reply or Forward". Anda bisa mengklik pada kolom atau mengklik tulisan "reply" (jangan mengklik tulisan Forward)
4. Ketikkan balasan Anda, kemudian klik "Send"/"Kirim" untuk membalas
Google menerapkan sistem satu akun untuk semua. Jadi anda hanya perlu mendaftar satu email saja untuk bisa menikmati layanan google lainnya, seperti youtube, blogger, maps, google plus, dan lain-lain. Contohnya, anda bisa langsung login menggunakan alamat email dan password gmail untuk masuk ke youtube/blogger. Oke, demikianlah tutorial singkat tentang Cara Membuat Email baru di gmail.
2. Setelah itu klik inbox pada menu sebelah kiri. Maka akan muncul email yang masuk ke inbox. Pada contoh di gambar ada email masuk dari Mas Nabil. Klik pada email tersebut.
3. Isi pesan akan terlihat ketika Anda mengklik email yang masuk. Untuk membalas pesan, silahkan klik mouse ke kolom yang bertuliskan "Click here to Reply or Forward". Anda bisa mengklik pada kolom atau mengklik tulisan "reply" (jangan mengklik tulisan Forward)
4. Ketikkan balasan Anda, kemudian klik "Send"/"Kirim" untuk membalas
Google menerapkan sistem satu akun untuk semua. Jadi anda hanya perlu mendaftar satu email saja untuk bisa menikmati layanan google lainnya, seperti youtube, blogger, maps, google plus, dan lain-lain. Contohnya, anda bisa langsung login menggunakan alamat email dan password gmail untuk masuk ke youtube/blogger. Oke, demikianlah tutorial singkat tentang Cara Membuat Email baru di gmail.
D. Istilah – istilah dalam email
Berikut istilah istilah yang ada di dalam e-mail:
1. Address: alamat e-mail, tanda @ mutlak harus ada dalam e-mail
2. Inbox: kotak masuk e-mail yang dikirim kepada anda
3. Draft: tempat untuk memuat e-mail yang belum dikirim
4. Outbox: e-mail keluar, folder tempat penampungan sementara/sesaat email pada saat akan di kirim. Jika email telah terkirim maka folder ini akan kosong kembali.
5. Spam: email yang tak diinginkan oleh si penerima yang dikirim oleh orang yang tidak dikenal (biasanya berbau komersil, kadang juga politis).
6. Sampah: folder untuk menyimpan pesan yang telah dihapus untuk sementara, dan pesan tersebut dapat terhapus kapan saja.
7. CC : copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat. Fasilitas ini tidak menyembunyikan alamat email penerima lainnya sehingga semua penerima email dapat melihat semua penerima email yang lainnya.
8. BCC : blind copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat, dimana penerima tidak akan dapat melihat alamat penerima lainnya.
9. Attachment : lampiran, istilah untuk dapat melampirkan beberapa file bersama email yang di kirim. Selain pesan dalam email tersebut, juga dapat melampirkan beberapa file yang terbatas pada ukuran tertentu, sesuai dengan ketentuan dari penyedia jasa email tersebut.
10. Bounce (pentalan, mental): pesan yang dikembalikan kepada pengirim, baik karena alamat email penerima tidak benar atau karena sedang ada masalah konfigurasi di sisi penerima.
11. Bot: software tertentu yang bertindak mewakili orang.
12. Mailbot: software tertentu yang membalas email secara otomatis.
13. Listbot: software tertentu yang mengendalikan distribution list atau mailing list.
14. Listserver: sama dengan listbot.
15. Subscribe: mendaftarkan email kita sebagai peserta mailing list atau newsgroup.
16. Unsubscribe: memutuskan hubungan dengan sebuah mailing list atau newsgroup.
17. Post: mengirim email ke mailing list atau newsgroup.
18. Flame: pesan kasar atau tidak sopan.
19. Bomb-mail yaitu pengiriman email dalam jumlah yang amat sangat besar/banyak secara sekaligus (biasanya menggunakan program khusus). Dalam dunia internet, perbuatan ini merupakan suatu kejahatan.
20. Compose sama fungsinya dengan New Mail atau Send yaitu untuk mengirim sebuah mail baru.
21. Mailbox : istilah untuk sebuah account email dengan kapasitas penampungan tertentu yang di baut pada sebuah mail server.
22. Mail Server : server yang melayani dan mengatur proses pengiriman dan penerimaan email.
23. Outlook : program mail client yang banyak digunakan saat ini. Ada 2 jenis Outlook yaitu Outlook Express (program standar bawaan Windows yang biasanya sudah ada ketika Anda menginstall Windows) dan Microsoft Outlook (program bawaan dari Microsoft Office).
24. Forward: melakukan penerusan sebuah email ke penerima lain.
25. Delivery Receipt: info yang diterima pengirim bahwa penerima email telah mendowload email yang dikirim dan telah disimpan di mail clientnya
26. Filters: Penyaring email yang masuk.
27. Header: Kepala email, berisi informasi penting mengenai server apa, jam berapa, darimana email itu, dll.
28. HTML Email: Email yang berisikan gambar dan teks
29. IMAP: Metode pengaturan email yang anda terima
30. Mail Transper Agent (MTA): Sistem yang bertugas meneruskan dan menghantarkan pesan email
31. Plain-text mail: Email yang hanya teks saja
32. POP3: Protokol yang digunakan untuk proses penerimaan email
33. Preview Pane: Halaman yang digunakan untuk membaca email tanpa harus membuka satu halaman baru
34. SMTP: Sebagai protocol yang mengatur pengiriman pesan email
35. Vacation messege: Untuk menginformasikan kepada pengirim email bahwa anda sedang tidak bisa membaca email
E. Etika Penulisan E-mail
Netiket atau nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e‑mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka berkomunikasi dengan e‑mail butuh tatacara tersendiri.
1) Perlakukan E‑mail secara pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok, grup, atau mailing‑list. E‑mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
2) Jangan gunakan huruf kapital
Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e‑mail atau chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.
3) Jangan gunakan CC
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misaInya di mailing list), jangan cantumkan nama‑nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e‑mail Anda akan bisa melihat alamat‑alamat e‑mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e‑mailnya dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e‑mailnya sendiri.
4) Jangan membicarakan orang lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelekannya. Berhati‑hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E‑mail memiliki fasilitas bernama forward yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
5) Jangan terlalu banyak mengutip
Berhati‑hatilah dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas reply dari sebagian besar program maller biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e‑mail, usahakan menghapus bagian‑bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian- bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, tetapi juga pada pihak pengirim. Selain itu, jika kutipan itu Anda kirimkan untuk orang lain (misalnya isi email dari A Anda kirimkan untuk B) maka sebaiknya Anda menyertakan sumber, terutama jika e-mail tersebut berisi gagasangagasan penting. Mengutip gagasan tanpa menyertakan sumber akan membuat Anda dicap sebagai plagiat.
6) Jawablah secara masuk akal.
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban, atau menjawab pesan e-mail yang panjang lebar dalam satu kata : “Good”
7) Jangan gunakan format HTML
Jika anda mengirim sebuah pesan penting kerekan anda, jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program e-mail rekan anda bisa memmahami kode HTML. Jika tidak, pesan anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
Menulis sebuah surat elektronik atau email adalah salah satu cara berkomunikasi dengan orang lain. Sama halnya dengan cara komunikasi konvensional yaitu berbicara langsung, menulis email juga membutuhkan etika, tata cara dan sopan santun. Lalu apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat menulis email? Berikut ini ada beberapa catatannya, yaitu:
1. Gunakan salam pembuka
Contoh : Selamat Pagi/Dear/Yth.Bapak/Ibu
2. Pergunakan kalimat dengan jelas & singkat, jangan bertele-tele
Contoh : Mohon di baca kembali Kontrak Lead Time Pengiriman dari Bogor s.d Soroako
3. Jangan menggunakan huruf BESAR di seluruh kalimat
Penggunaan huruf besar di seluruh kalimat menimbulkan persepsi, bahwa Anda sedang marah-marah
4. Jangan menggunakan tanda baca yang berlebihan
Contoh : Mohon bantu action segera!!!! jika ada permintaan request delivery urgent dari kami ya pak,,, ? Penggunaan tanda baca berlebihan, menimbulkan persepsi yang negatif
5. Jangan menggunakan kalimat yang kurang lazim
Contoh : Jika pengiriman ini gatot, bisa jadi selanjutnya kt pake expedisi eksternal ajah lho yo pak? Penggunaan kalimat / kata-kata yang kurang lazim, menunjukkan Anda kurang professional
6. Penggunaan warna huruf
Warna huruf sebaiknya berwarna gelap seperti : hitam dan biru tua
7. Pemilihan jenis huruf
Jenis huruf yang lazim digunakan di dunia professional, seperti : arial, arial narrow, trebuchet, callibri, dll
8. Dahulukan nama customer sebelum kolega internal pada kolom To atau Cc
9. Jika meminta bantuan, pergunakan kata-kata Mohon bantuannya
10. Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima
Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima, karena seringkali menimbulkan beragam persepsi
11. Ucapkan Terima kasih di akhir kalimat
TIPS BERKIRIM EMAIL
1. Hindari Spam, Bombing
Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedang
email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh.
Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.
2. Jangan mem-forward E-mail tanpa di edit
Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > . Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.
3. Ganti judul email bila perlu
Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.
4. Body replay jangan dikirim semua
Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.
5. Jangan tanggapi email TBC
Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid’ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.
6. Jaga account orang lain
Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.
7. Hindari full caps lock / huruf besar semua
Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.
8. Hindari kalimat singkat dalam
Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”, “benarkah” dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.
9. Cek ulang sebelum di send
Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol “send kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.
10. Bersabarlah menerima balasan
Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.
F. Mailing List
Pengertian Mailing List
Mailing List merupakan istilah dalam bahasa inggris yang jika dibahasa Indonesiakan menjadi Milis. Sedangkan pengertian Mailing List adalah fasilitas grup yang memungkinkan kita untuk bertukar informasi seperti diskusi di internet, Mailing List ini bersifat terbuka sehingga siapa saja bisa masuk dan berikutserta di dalamnya. Cara kerja Mailing List yaitu dengan memanfaatkan fasilitas Email, anggota Mailing List bisa bertanya sesuka hati di Mailing List kemudian akan dibroadcast ke seluruh anggota group melalui Email yang memiliki kesukaan dan kepentingan yang sama. Anggota Mailing List yang menerima pertanyaan melalui Email Broadcast tersebut dapat membalasnya sesuka hati yang kemudian balasan tersebut akan dibroadcast kembali ke anggota lainnya.
Supaya proses diskusi pada Mailing List dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan seorang atau lebih yang bertugas sebagai moderator. Tugas moderator tersebut yaitu memonitoring seluruh aktivitas anggota, sehingga ketika ada melanggar si moderator mempunyai hak untuk menegur bahkan hingga mengeluarkan anggota tersebut dari group Milis.
Jenis Jenis Milis
Pada dasarnya terdapat dua jenis mailing list yang ada saat ini, yaitu:
Announcement-type list
Yaitu proses komunikasi pada mailing list yang dilakukan hanya satu arah, yaitu anggota pada mailing list tidak punya otorisasi untuk membalas hanya menerima pesan atau email dari milis saja.
Discussion-type list
Jenis kedua ini anggota dapat berkomunikasi secara dua arah, anggota milis bisa menerima dan mengirim pesan kepada sesama anggota.
Contoh Mailing List
- Group Yahoo dengan alamat groups.yahoo.com. Untuk mengikuti milis ini diperlukan email Yahoo.
- Group Google dengan alamat groups.google.com. Untuk mengikuti milis pada group ini dibutuhkan email google atau GMail.
Manfaat Mailing List
Mailing List dapat dijadikan sebagai sumber untuk mendapatkan berbagai jenis informasi seperti lowongan kerja, berita terbaru, isu-isu terkini, teknologi dan lain sebagainya.
Kelebihan Mailing List
- Anggota milis akan mendapatkan informasi terbaru dari sesama anggota.
- Mudah dalam mendapatkan informasi
- Menambah relasi
Kekurangan Mailing List
- Kurang praktis karena harus tiap hari membuka Email untuk menghindari penumpukan email masuk.
- Sistem pengiriman balasan memakan kuota space email yang cukup besar karena harus disertakan dengan kiriman terdahulunya.
Sumber :
http://www.o2netter.com/2014/02/cara-membuat-email-baru-di-gmail-daftar.html
